Yritätkö johtaa Whatsappilla?

Moni tekee niin. Ryhmä toisensa perään syntyy helposti, ja hetken aikaa kaikki näyttää toimivan: viestit kulkevat, asiat etenevät. Mutta harva pysähtyy miettimään, miten tieto pysyy kasassa. Jatkuvuutta ei suunnitella – oletetaan vain, että joku muistaa.

Viestit kulkevat, mutta ymmärrys ei

Whatsappin viestiketjut täyttyvät päätöksistä, muistutuksista, kysymyksistä ja ohjeista. Ryhmiä syntyy tarpeeseen, mutta usein hallitsemattomasti. Ja ennen kuin huomataankaan, koko toiminta nojaa kanavaan, jota ei koskaan tarkoitettu työn ohjaamiseen.

Ongelmia syntyy, vaikka viestiketjun ihmiset eivät vaihtuisikaan – jo pelkkä aiheiden vaihtuminen riittää: Whatsappin logiikka tekee arjesta raskasta, kokonaisuuden hahmottaminen on vaikeaa, ja yhteinen ymmärrys hajoaa.

Työ pirstoutuu, vaikka kukaan ei tee virhettä

Kun vastuualueita on jaettu, samat ihmiset voivat olla mukana useissa chatryhmissä. Keskustelun aiheet ja näkökulmat vaihtelevat. Yksi puhuu yhdestä prosessista, toinen samasta asiasta toisesta kulmasta – ja kolmas ei tiedä, kumpaa seurata. Työ pirstoutuu, koska kanava ei erota tai ymmärrä tiedon käyttöyhteyksiä. Viestit kulkevat, mutta ymmärrys ei.

Nopeus ei ole sama kuin jatkuvuus

Whatsapp toimii viestintään: se tavoittaa nopeasti ja tukee reagointia. Mutta nopeus ei ole sama kuin jatkuvuus. Eikä keskustelu ole sama kuin kokonaiskuva.

Kun työ on jaettua, vaihtuvaa ja kontekstisidonnaista, pelkkä viestien kulku ei riitä. Tarvitaan tapa, jolla tieto säilyy ja palautuu silloin, kun sillä on merkitystä.

Usein ongelmat eivät synny siksi, että kukaan ei yrittäisi. Ne syntyvät siksi, että tieto katoaa tai jää sirpaleina vain joidenkin varaan.

Emill tekee näkyväksi sen, mitä tiimi jo tietää

Emill on tehty työn arjen tueksi – tilanteisiin, joissa asiat eivät tapahdu yhdellä kertaa, vaan kehittyvät vaiheittain tai ihmisten vaihtuessa. Kyse voi olla projekteista, tapahtumista, palveluprosesseista tai jatkuvasta, jopa päivittäisestä tekemisestä ja ohjaamisesta.

Emill paikkaa sen aukon, joka syntyy, kun somekanavat on otettu hoitamaan vastuutehtävää, johon niitä ei ole koskaan suunniteltu eikä tarkoitettu.

Emillin avulla tieto syntyy ja tallentuu työn ohessa – silloin kun idea, oivallus tai ratkaisu tapahtuu. Tieto pysyy asiayhteydessä ja on käytettävissä niille, joille se oikeasti kuuluu.

Paikallinen kollektiivinen muisti rakentuu käytön myötä

Kun tiimi kasvaa tai henkilöt vaihtuvat, ei tarvitse aloittaa alusta. Yhteinen ymmärrys ei katoa, vaan uusi tieto rakentuu sen päälle, mitä jo on tehty ja opittu.

Tieto säilyy, ei siksi että joku kokoaa sitä, vaan koska se pysyy mukana. Se näkyy arjessa: päätöksiä ei tarvitse toistaa, kukaan ei kysy samaa asiaa neljättä kertaa, ja seuraavan on helppo jatkaa siitä, mihin toinen jäi.

Koska tieto syntyy aina jossain kontekstissa, sen arvo on myös paikallinen. Emill ei kerää yleistä varastoa, vaan tekee näkyväksi juuri sen, mikä on tärkeää tälle tiimille, tässä työssä, tässä tilanteessa.

Elli tuo esiin sen, mikä muuten unohtuisi

Elli on Emillin sisäinen tekoälykerros. Se ei hae tietoa ulkoa, vaan hyödyntää sitä, mitä tiimi tai organisaatio on itse tuottanut – joko työn ohessa tai tuomalla mukaan valmiiksi yhteisön omaa sisältöä, kuten ohjeita, käytäntöjä ja prosessikuvauksia, jo ennen käyttöönottoa.

Elli ei tarvitse kouluttamista. Kun sisältö on mukana, se on heti hyödynnettävissä. Elli tunnistaa toistuvat kysymykset ja samankaltaiset tilanteet, ja nostaa esiin aiemmat ratkaisut silloin, kun niille on käyttöä.

Käyttäjän ei tarvitse muistaa, mihin tieto kirjattiin – Elli tuo sen esiin oikealla hetkellä. Tieto ei jää piiloon. Se ei katoa. Se auttaa tekemään parempia päätöksiä ja sujuvampaa työtä – joka päivä.

Johtaminen ei saa kadota viestiketjuihin

Jos työ perustuu Whatsapp-ryhmiin, on helppo huomata, missä kohtaa kaikki alkaa hajota.

Emill ei ole viestintäkanava – se on käyttöliittymä työhön. Sen avulla asiat pysyvät yhdessä, vaikka ihmiset tai tilanteet vaihtuvat.

Jos sinä tai tiimisi yritätte pitää kokonaisuutta kasassa hajanaisilla kanavilla, Emill tarjoaa siihen toisen – paremman – tavan.

👉 Pyydä demo tai soita kesästä huolimatta suoraan Christianille 0400 412 158

Lue, miten HelloFello hyödyntää Porispere festareilla tänä kesänä Emilliä ravintolapalvelujen taustamoottorina!