TIETOSUOJASELOSTE
Emill Solutions Oy
Ohjelmistotoimitusten markkinointi-, liiketoimintakumppani- ja asiakaskontaktit
Henkilöstö ja työnhakijat
1. Johdanto
Tämä tietosuojaseloste kuvaa ne periaatteet, joiden mukaan Emill Solutions Oy (jäljempänä myös "Emill" tai "me") rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee henkilöstöä, työnhakijoita sekä ohjelmistotoimitusten markkinointi-, asiakas- ja liiketoimintakumppanikontakteja koskevia henkilötietoja. Henkilötietoa on kaikki sellainen tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten nimi, sähköpostiosoite tai valokuva.
2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Emill Solutions Oy
Y-tunnus: 3388478-9
Rokalintie 10, 21660 Nauvo
Puhelin: +358 400 412 158
Sposti: info@emill.fi
Internet: www.emill.fi
Mikäli sinulla on tietosuoja-asioita koskevia kysymyksiä tai pyyntöjä taikka haluat käyttää oikeuksia, joita sinulla rekisteröitynä on henkilötietojasi koskien, voit ottaa meihin yhteyttä yllä olevia yhteystietoja käyttäen.
3. Emill henkilötietojen käsittelijänä
Ohjelmistotoimituksiin liittyen Emill saattaa itse toimia paitsi rekisterinpitäjänä, myös henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjänä oleville organisaatioasiakkaille, joihin Emilllla on sopimussuhde. Henkilötietojen käsittelijänä Emill toimii esimerkiksi silloin, kun Emilllla on pääsyoikeus asiakkaalle toimittamaansa tietojärjestelmään. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja periaatteet määräytyvät näissä tilanteissa kunkin rekisterinpitäjän tietosuojaperiaatteiden mukaisesti eikä Emill saa käsitellä tietoja mihinkään muihin tarkoituksiin kuin kyseessä olevan rekisterinpitäjän hyväksi ja ohjeiden mukaisesti.
4. Mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin tarkoitukseen ja mikä on käsittelyn lain mukainen oikeusperuste
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin ja ainoastaan lainmukaisin oikeusperustein. Käsittelemme henkilötietoja pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:
4.1 Asiakkaat ja liiketoimintakumppanit
4.2 Markkinointi
4.3 Työntekijät
4.4 Rekrytointi ja työnhakijat
4.5 Oikeudelliset perusteet ja tarkoitukset
5. Mistä lähteistä henkilötiedot on saatu
Saamme asiakkaisiimme liittyviä henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta itseltään. Saatamme toisinaan ostaa tai vuokrata suoramarkkinointia varten markkinointirekistereitä näitä tarjoavilta yrityksiltä. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä koskevat pääasiassa yritystä, ei henkilöitä.
Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana. Työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja saamme henkilöltä itseltään tai hänen suostumuksella muilta.
6. Kenelle henkilötietoja jaetaan
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme kuitenkin jakaa henkilötietoja muille erityisesti seuraavissa tilanteissa:
-
Omat palveluntarjoajamme. Saatamme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia ja ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä. Käytämme alihankkijoita esimerkiksi verkkosivuston ylläpidossa, pilvitallennuspalveluissa, taloushallinnossa, uusasiakashankinnassa, palautekyselyiden toteuttamisessa ja sähköpostimarkkinoinnissa. Saatamme käyttää myös muita palveluntarjoajia. Käyttämämme palveluntarjoajat eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään omiin tarkoituksiinsa, vaan ainoastaan meidän hyväksi. Huolehdimme aina muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Se mitä tietoja palveluntarjoajamme kulloinkin käsittelevät liittyy läheisesti siihen tehtävään ja tarkoitukseen, johon palveluntarjoajaa käytämme;
-
Viranomaiset ja muut lakiin perustuvat syyt. Saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi;
-
Yritys- ja liiketoimintajärjestelyt. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä; ja
-
Rekisteröidyn suostumus. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen.
7. Kansainväliset henkilötietojen siirrot
Henkilötietoja käsitellään pääasiassa vain EU:n ja ETA:n sisällä. Mikäli henkilötietoja kuitenkin lähinnä teknisluontoisista syistä johtuen siirrettäisiin EU:n ulkopuolelle maahan, joka ei kuulu EU:n komission antamaan päätökseen riittävästä tietosuojan tasosta, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein, kuten käyttämällä EU:n komission vahvistamia vakiosopimuslausekkeita. Vakiosopimuslausekkeisiin voi tutustua täällä (osa tekstistä on englanninkielistä): https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fi. Vakiosopimuslausekkeissa on eri moduuleja eri tilanteita varten, todennäköisimmin me soveltaisimme moduulia 2 (rekisterinpitäjä-käsittelijä) tai 3 (käsittelijä-alikäsittelijä), tapauksesta riippuen.
8. Henkilötietojen säilyttämisaika
Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen niiden käyttötarkoituksen tai sopimuksen tai lain edellyttämällä tavalla. Henkilötiedot voidaan poistaa myös tilanteessa, jossa rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistamista (eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta). Tietojen säilytysaikoja ohjaa myös lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki, verolaki) ja oikeudellisten vaatimusten esittämiseen liittyvien määräaikojen umpeutumisajat (esim. kanteen nostamisen vanhentumisaika).
Tarvittava säilytysaika voi vaihdella, mutta tyypillisesti se tarkoittaa muutamaa vuotta. Oikeudellisia vaateita vastaan puolustautumiseen tarvittavat tiedot voidaan joutua säilyttämään jopa 10 vuotta. Kirjanpitoasiakirjoja säilytetään tyypillisesti 6-10 vuotta. Ylläpidämme vähimmäistietorekisteriä tietosuojalainsäädännön mukaisista rekisteröidyn pyynnöistä (esim. rekisteröidyn pyyntö tietojen poistamiseksi), jotta voimme jälkikäteen osoittaa, että olemme toteuttaneet rekisteröidyn pyynnöt asianmukaisesti.
Evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerättyjä verkkokäyttäytymistietoja säilytämme siten, kuin evästetyökalumme tuottamassa evästeselosteessa on kuvattu. Evästeseloste on saatavilla verkkosivustollamme.
9. Oikeutesi
Sinulla on seuraavia oikeuksia henkilötietoihisi liittyen:
Omien tietojesi hallinta
Palvelumme käyttäjänä sinulla saattaa olla rajatussa määrin mahdollisuus kirjautua palveluun, tarkastella omia tietojasi ja tehdä niihin muutoksia.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme (esim. jäljennös tiedoista). Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista. Oikeutta tutustua henkilötietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan ja liikesalaisuuksien suojan nojalla.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Sinulla on oikeus saada puutteelliset, virheelliset taikka vanhentuneet henkilötietosi täydennetyiksi tai korjatuiksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietosi poistamista. Tietosi poistetaan, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei enää ole olemassa laillista käsittelyperustetta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Tällöin rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele henkilötietoja muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus voi sinulla olla esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.
Vastustamisoikeus
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi ja käsittely on tapahtunut automatisoidusti, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle rekisterinpitäjälle.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa se milloin vain. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tapahtuneen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseen esimerkiksi silloin, kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin tilaamalla uutiskirjeemme. Myös ei-välttämättömien evästeiden käsittely verkkosivustollamme perustuu antamaasi suostumukseen. Antamiasi evästesuostumuksia voit hallinnoida itse verkkosivustomme evästetyökalulla.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä oikeus peruuttaa markkinointitarkoituksiin mahdollisesti antamasi suostumus.
10. Miten voit käyttää oikeuksiasi
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä. Oikeuksiesi käyttö on sinulle lähtökohtaisesti maksutonta. Mikäli esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot mahdollisuuksien mukaan sähköisesti, ellet toisin pyydä. Tarvittaessa saatamme pyytää sinua varmistamaan henkilöllisyytesi tai täsmentämään pyyntöäsi.
Sähköpostimarkkinoinnin voit kieltää helposti esimerkiksi klikkaamalla minkä tahansa sähköpostimarkkinointiviestin ylä- tai alatunnisteessa olevaa linkkiä.
Evästeitä koskevia suostumuksia voit hallita itse verkkosivustomme evästehallintatyökalulla.
11. Valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen tai sovellettavan kansallisen ja Euroopan Unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti, voit halutessasi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (kotisivu: https://www.tietosuoja.fi).
12. Turvallisuus
Sähköisessä muodossa olevia henkilötietoja säilytetään asianmukaisesti ja huolellisesti palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Palvelimet ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Mahdolliset kirjalliset rekisteröityjen henkilötietoja sisältävät asiakirjat ja aineistot säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Toimitilamme ovat myös lukitut ja hyvin suojatut. Keräämämme ja käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä muille kuin tietoja työssään tarvitseville taikka tämän tietosuojaselosteen mukaisesti kumppaneillemme tai muille vastaanottajille.
13. Evästeet
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Ei-välttämättömiä evästeitä käsitellään vain verkkosivustokävijän suostumuksella. Suostumus annetaan, se on peruutettavissa ja sitä hallinnoidaan verkkosivustollamme olevan evästetyökalun avulla, joka avautuu kävijälle sivuston reunassa olevasta evästebannerista. Evästebanneri ja sivustollamme oleva erillinen evästeseloste tarjoaa tarkempaa tietoa sivustomme evästeistä.
14. Henkilötietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset
Oikeushenkilöiden osalta asiakkaiden tiettyjen henkilötietojen käsittely on pakollista esimerkiksi sopimusten solmimista ja täytäntöönpanoa varten sekä laskutustarkoituksiin.
Kun olet työntekijä, meidän on käsiteltävä tiettyjä henkilötietoja täyttääksemme sopimukset ja työsuhteeseen liittyvät lailliset oikeudet ja velvollisuudet.
Rekrytointitilanteissa tietojen antaminen ei ole pakollista. Jos et kuitenkaan anna tarvittavia tietoja, emme välttämättä pysty käsittelemään hakemustasi.
Pyrimme mahdollisuuksien mukaan tässä tietosuojaselosteessa ja kanssamme asioidessasi kertomaan, mitkä tiedot ovat pakollisia ja mitä tietoja voit halutessasi antaa.
15. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme tee automaattista päätöksentekoa, kuten profilointia, henkilötietojen perusteella.
16. Muutokset
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme, palvelumme, tietosuojaperiaatteidemme tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa. Ellei toisin sanota, muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen verkkosivustollamme. Kun teemme olennaisia muutoksia, ilmoitamme muutosten päivämäärän etukäteen sivustollamme tai muulla sopivaksi katsomallamme tavalla.