top of page

Tietosuojaseloste

1. Johdanto

Tämä tietosuojaseloste kuvaa periaatteet, joiden mukaan Emill Solutions Oy (jäljempänä myös Emill tai me) rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee henkilöstöä, työnhakijoita sekä ohjelmistotoimitusten markkinointi-, asiakas- ja liiketoimintakumppanikontakteja koskevia henkilötietoja.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten nimeen, sähköpostiosoitteeseen tai valokuvaan.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Emill Solutions Oy
Y-tunnus 3388478-9
Rokalintie 10, 21660 Nauvo
Puhelin +358 400 412 158
Sähköposti info@emill.fi
www.emill.fi

Jos sinulla on tietosuoja-asioihin liittyviä kysymyksiä tai pyyntöjä tai haluat käyttää sinulle rekisteröitynä kuuluvia oikeuksia, voit olla meihin yhteydessä yllä olevilla yhteystiedoilla.

3. Emill henkilötietojen käsittelijänä

Ohjelmistotoimituksiin liittyen Emill voi toimia sekä rekisterinpitäjänä että henkilötietojen käsittelijänä organisaatioasiakkaille, joiden kanssa Emillillä on sopimussuhde.

Emill toimii henkilötietojen käsittelijänä esimerkiksi silloin, kun Emillillä on pääsyoikeus asiakkaalle toimittamaansa tietojärjestelmään. Näissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja periaatteet määräytyvät kyseisen rekisterinpitäjän tietosuojaperiaatteiden mukaisesti, eikä Emill saa käsitellä tietoja muihin tarkoituksiin kuin kyseisen rekisterinpitäjän ohjeiden ja etujen mukaisesti.

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin tarkoitukseen ja mikä on käsittelyn lainmukainen oikeusperuste

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin ja ainoastaan lainmukaisin oikeusperustein. Alla on kuvattu eri henkilötietoryhmät ja niiden käsittelyn tarkoitukset.

4.1 Asiakkaat ja liiketoimintakumppanit

Käsittelyn tarkoitus
Asiakas- ja liiketoimintakumppanisuhteiden luominen ja ylläpitäminen. Tämä sisältää muun muassa myynti-, lisenssi- ja palvelusopimukset, alihankintasopimukset ja muut yhteistyösopimukset.

Asiakassuhteen aikana käsitellään myös tietoja, jotka liittyvät tavanomaisiin asiakastapahtumiin, kuten tilausten käsittelyyn ja laskutukseen.

 

Käsittelyn kuvaus

Käsittelemme henkilötietoja sopimussuhteiden hallintaan, tilausten käsittelyyn, laskutukseen ja asiakkuuden seurantaan. Lisäksi käsittelemme tietoja tapahtumien, koulutusten ja rekisteröitymisten yhteydessä sekä arvioimme asiakassuhteiden tarvetta ja kehitystä.

Käsiteltävät henkilötiedot

  • Yrityksen nimi

  • Henkilön nimi

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Yrityksen osoite ja muut yhteystiedot

  • Tilaushistoria ja ostotiedot

  • Verkkotunnistetiedot (kuten IP-osoite)

  • Koulutus- ja tapahtumarekisteröinnit

  • Kyselyvastaukset

  • Yksilöasiakkaiden kohdalla: nimi ja sähköpostiosoite
     

Oikeusperuste
Sopimus ja oikeutettu etu.

4.2 Markkinointi

Käsittelyn tarkoitus
 

Markkinointi ja analytiikka (erityisesti organisaatiokäyttäjien osalta).
Tarkoituksena on ymmärtää paremmin asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden kiinnostuksen kohteita, kehittää markkinointia, mitata suorituskykyä ja kohdentaa viestintää.

Käsittelyn kuvaus
Käsittelemme henkilötietoja markkinointitoimenpiteiden toteuttamiseen, tulosten seurantaan, analytiikkaan ja käyttäjäsegmentointiin. Tämä voidaan tehdä myös evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla.

Käsiteltävät henkilötiedot

  • Nimi

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Yrityksen nimi

  • Yrityksen osoite

  • Demografiset tiedot

  • Eväste- ja verkkokäyttäytymistiedot

  • Markkinointiviestien avaus- ja klikkaustiedot

  • Uutiskirjetilaukset
     

Oikeusperuste
Oikeutettu etu ja suostumus (silloin kun sitä edellytetään, kuten sähköiseen suoramarkkinointiin).

4.3 Työntekijät

Käsittelyn tarkoitus
Työsuhteiden hallinta, palkanmaksu, työnantajavelvoitteiden täyttäminen ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

 

Käsittelyn kuvaus
Käsittelemme tietoja työsuhteen perustamiseen, ylläpitämiseen ja päättämiseen liittyen. Tämä sisältää palkanlaskennan, työaikojen hallinnan ja lain edellyttämät työnantajatoimet.
Lisäksi käsittelemme tietoja, jotka liittyvät työterveyshuoltoon, työkyvyn ylläpitoon ja työturvallisuuteen lain sallimissa rajoissa.

 

Käsiteltävät henkilötiedot
Työntekijä itse:

  • Nimi

  • Osoite

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Palkanmaksutiedot

  • Pankkiyhteystiedot

  • Henkilötunnus ja muut tunnistetiedot

  • Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä

  • Työaika, palkkatiedot ja poissaolotiedot

  • Vakuutustiedot

  • Lakisääteiset asiakirjat (esimerkiksi verokortti)
     

Muut tiedot:

  • Matkustustiedot (jos työtehtävä edellyttää matkustamista)

  • Poissaoloihin liittyvät tiedot

  • Mahdolliset lakisääteiset terveystarkastustiedot (vain lain sallimissa rajoissa ja minimitasolla)
     

Oikeusperuste
Sopimus, lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etu työnantajana.

4.4 Rekrytointi ja työnhakijat

Käsittelyn tarkoitus
Rekrytointiprosessin toteuttaminen, hakemusten arviointi, valintapäätösten tekeminen ja myöhemmät yhteydenotot työnhakijoihin.

 

Käsittelyn kuvaus
Käsittelemme työnhakijoiden tietoja hakemusten vastaanottamiseksi, arvioimiseksi ja rekrytointipäätösten tekemiseksi. Saatamme olla yhteydessä työnhakijaan rekrytointiprosessin aikana tai jälkeen.

Jos työnhakija antaa suostumuksensa, tietoja voidaan säilyttää myöhempiä rekrytointitarpeita varten.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

  • Nimi

  • Yhteystiedot

  • CV ja hakemus

  • Koulutus- ja työhistoria

  • Mahdolliset suosittelijoiden tiedot

  • Mahdolliset hakijan toimittamat lisätiedot

  • Työsuhteen perustamiseen liittyvät tiedot (jos hakija palkataan)
     

Oikeusperuste
Sopimus (työsuhteen valmistelu) ja oikeutettu etu.
Suostumus, jos hakija sallii tietojen säilyttämisen tulevia rekrytointeja varten.

4.5 Oikeudelliset perusteet ja tarkoitukset

Käsittelyn tarkoitus

Markkinointi ja analytiikka (erityisesti organisaatiokäyttäjien osalta).
Tarkoituksena on ymmärtää paremmin asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden kiinnostuksen kohteita, kehittää markkinointia, mitata suorituskykyä ja kohdentaa viestintää.

Käsittelyn kuvaus
Käsittelemme henkilötietoja markkinointitoimenpiteiden toteuttamiseen, tulosten seurantaan, analytiikkaan ja käyttäjäsegmentointiin. Tämä voidaan tehdä myös evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla.

​

Käsiteltävät henkilötiedot

  • Nimi

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Yrityksen nimi

  • Yrityksen osoite

  • Demografiset tiedot

  • Eväste- ja verkkokäyttäytymistiedot

  • Markkinointiviestien avaus- ja klikkaustiedot

  • Uutiskirjetilaukset
     

Oikeusperuste
Oikeutettu etu ja suostumus (silloin kun sitä edellytetään, kuten sähköiseen suoramarkkinointiin).

5. Mistä lähteistä henkilötiedot on saatu

Saamme asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta itseltään.

Saatamme ajoittain myös ostaa tai vuokrata suoramarkkinointiin tarkoitettuja markkinointirekistereitä niitä tarjoavilta yrityksiltä.

Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä tiedot liittyvät pääasiassa yritykseen, eivät yksittäisiin henkilöihin.

Henkilöstöön liittyviä henkilötietoja saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja, joita syntyy työn aikana.

Työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja saadaan työnhakijalta itseltään tai hänen suostumuksellaan myös muualta.

6. Kenelle henkilötietoja jaetaan

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelee Emillin oma henkilöstö osana työtehtäviään.
Voimme kuitenkin jakaa henkilötietoja muille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

​

1. Omat palveluntarjoajamme

Käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia ja alihankkijoita esimerkiksi:

  • verkkosivuston ylläpitoon

  • pilvitallennuspalveluihin

  • taloushallintoon

  • asiakashankintaan

  • palautekyselyiden toteuttamiseen

  • sähköpostimarkkinointiin
     

Palveluntarjoajat eivät saa käyttää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa, vaan ainoastaan Emillin lukuun. Huolehdimme muun muassa sopimuksin siitä, että tietojen luottamuksellisuus säilyy ja käsittely on lainmukaista.

​

2. Viranomaiset ja muut lakiin perustuvat syyt

Voimme luovuttaa tietoja, jos:

  • laki niin edellyttää

  • tuomioistuin tai toimivaltainen viranomainen vaatii tietoja

  • tietoja tarvitaan oikeudellisen vaateen käsittelemiseksi tai valmisteluksi
     

3. Yritys- ja liiketoimintajärjestelyt

Tietoja voidaan luovuttaa, jos Emill on osallisena:

  • yrityskaupassa

  • liiketoiminnan myynnissä

  • muussa vastaavassa järjestelyssä
     

4. Rekisteröidyn suostumus

Voimme luovuttaa tietoja myös silloin, kun henkilö on antanut siihen nimenomaisen suostumuksen.

7. Kansainväliset henkilötietojen siirrot

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa vain EU:n ja ETA:n sisällä.

Jos henkilötietoja kuitenkin siirretään teknisistä syistä EU:n ulkopuolelle maahan, jonka osalta EU:n komissio ei ole tehnyt päätöstä riittävästä tietosuojan tasosta, varmistamme siirron lainmukaisuuden käyttämällä riittäviä suojamekanismeja, kuten:
 

  • EU:n komission vahvistamia vakiosopimuslausekkeita (SCC)

  • sopimuksia ja muita tietosuojalainsäädännön edellyttämiä turvatoimia
     

Todennäköisimmin sovellettaisiin vakiosopimuslausekkeiden moduuleja:

  • Moduuli 2 (rekisterinpitäjä → käsittelijä)

  • Moduuli 3 (käsittelijä → alikäsittelijä)
     

Vakiosopimuslausekkeisiin voi tutustua komission sivuilla.

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen:

  • käyttötarkoituksen

  • sopimuksen

  • lain edellyttämällä tavalla.
     

Tietoja voidaan poistaa myös silloin, kun rekisteröity:

  • peruuttaa suostumuksensa eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta

  • pyytää tietojensa poistamista
     

Säilytysaikoihin vaikuttavat:

  • kirjanpitolaki

  • verolainsäädäntö

  • oikeudellisiin vaateisiin liittyvät määräajat (esimerkiksi kanteen vanhentumisaika)
     

Tyypillisesti säilytysaika tarkoittaa muutamasta vuodesta kymmeneen vuoteen:

  • oikeudellisiin vaateisiin liittyviä tietoja voidaan joutua säilyttämään jopa 10 vuotta

  • kirjanpitoasiakirjoja säilytetään 6–10 vuotta
     

Ylläpidämme vähimmäistietorekisteriä rekisteröidyn esittämistä pyynnöistä (esimerkiksi tietojen poistopyynnöt), jotta voimme myöhemmin osoittaa toteuttaneemme pyynnöt asianmukaisesti.

Evästeillä ja vastaavilla teknologioilla kerättyjä tietoja säilytetään evästeselosteen mukaisesti.

9. Oikeutesi

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

 

Omien tietojen hallinta

Palvelun käyttäjänä voit joissakin tilanteissa kirjautua palveluun ja tarkastella tai muuttaa omia tietojasi.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus:

  • saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia tietoja

  • saada pääsy käsittelemiimme henkilötietoihin

  • saada tietoa käsittelyn perusteista
     

Oikeutta voidaan rajoittaa, jos siihen on laissa säädetty peruste tai jos tiedot koskevat muiden henkilöiden yksityisyyttä tai liikesalaisuuksia.

 

Oikeus tietojen korjaamiseen

Sinulla on oikeus saada virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot korjatuiksi tai täydennetyiksi.

 

Oikeus tietojen poistamiseen

Voit pyytää henkilötietojesi poistamista. Poistaminen tapahtuu, jos käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Voit saada käsittelyn rajoitetuksi, jos esimerkiksi:

  • kiistät tietojen paikkansapitävyyden

  • käsittely on lainvastaista

  • odotat vastausta vastustamisoikeuteen liittyvään pyyntöön
     

Vastustamisoikeus

Jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaisiin syihin vedoten.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja on automatisoitua, voit:

  • saada tiedot koneellisesti luettavassa muodossa

  • siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
     

Suostumuksen peruuttaminen

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
Tämä ei vaikuta ennen peruutusta tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumus liittyy esimerkiksi:

  • sähköiseen suoramarkkinointiin (uutiskirjeet)

  • ei-välttämättömiin evästeisiin
     

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Voit milloin tahansa:

  • vastustaa henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointiin

  • peruuttaa suoramarkkinointisuostumuksesi

10. Miten voit käyttää oikeuksiasi

Voit käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Emilliin esimerkiksi tässä tietosuojaselosteessa mainittujen yhteystietojen kautta.

Oikeuksiesi käyttäminen on sinulle lähtökohtaisesti maksutonta.

Jos esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot ensisijaisesti sähköisesti, ellei toisin pyydetä.

Tarvittaessa voimme pyytää sinua:

  • varmistamaan henkilöllisyytesi

  • täsmentämään pyyntöäsi
     

Sähköpostimarkkinoinnin voit kieltää esimerkiksi klikkaamalla minkä tahansa markkinointiviestin ala- tai yläreunassa olevaa linkkiä.

Evästeitä koskevia suostumuksia voit hallita verkkosivustomme evästehallintatyökalulla.

11. Valitus valvontaviranomaiselle

Jos koet, että käsittelemme henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen tai sovellettavan kansallisen tai EU:n tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

12. Turvallisuus

Sähköisessä muodossa olevia henkilötietoja säilytetään asianmukaisesti suojatuilla palvelimilla. Niitä suojataan:

  • palomuurein

  • salasanoin

  • teknisin suojausmenetelmin
     

Palvelimet ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Mahdolliset fyysiset henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on pääsy estetty.

Myös toimitilamme ovat lukitut ja hyvin suojatut.

Käsittelemme keräämämme henkilötiedot luottamuksellisina emmekä luovuta niitä muille kuin työssään niitä tarvitseville tai tämän selosteen mukaisille vastaanottajille.

13. Evästeet

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme tarjotaksemme parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen.

Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat tietoa siitä, miten verkkosivustoa käytetään.

 

Käytämme evästeitä esimerkiksi:

  • sivuston ja palveluiden kehittämiseen

  • sivuston käytön analysointiin

  • markkinoinnin kohdentamiseen ja optimointiin
     

Ei-välttämättömien evästeiden käsittely perustuu sivustokävijän suostumukseen.

Suostumus annetaan, sitä hallinnoidaan ja se voidaan peruuttaa evästetyökalun avulla, joka avautuu sivuston reunassa olevasta bannerista.

Evästebanneri ja erillinen evästeseloste kertovat tarkemmin käytetyistä evästeistä.

14. Henkilötietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset

Joissakin tilanteissa henkilötietojen antaminen on välttämätöntä.

 

Asiakkaat ja sopimukset

Yritysasiakkaiden osalta tiettyjen henkilötietojen käsittely on pakollista esimerkiksi:

  • sopimusten solmimista varten

  • sopimusten täytäntöönpanoa varten

  • laskutustarkoituksiin
     

Työntekijät

Työsuhteessa henkilötietojen käsittely on välttämätöntä:

  • sopimusten täyttämiseksi

  • työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
     

Rekrytointi

Rekrytoinnissa tietojen antaminen ei ole pakollista.
Ilman tietoja emme kuitenkaan välttämättä voi käsitellä hakemusta.

Pyrimme aina kertomaan, mitkä tiedot ovat pakollisia ja mitkä vapaaehtoisia.

15. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emill ei tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen perusteella.

16. Muutokset

Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme, palveluidemme, tietosuojaperiaatteidemme tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa.

Ellei muuta mainita, muutokset tulevat voimaan, kun päivitetty tietosuojaseloste on julkaistu verkkosivustollamme.

Jos teemme olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä sivustollamme tai muulla sopivaksi katsomallamme tavalla.

bottom of page